Conduire des réunions efficaces

Objectifs de la formation

  • Maîtriser les méthodes et techniques essentielles pour mener des réunions efficaces et productives.
  • Comprendre le fonctionnement des réunions (typologie et objectifs).
  • Savoir adapter la réunion en fonction de l’objectif, de la situation, de l’équipe et de son style.
  • Comprendre les attentes et besoins des participants.

Organisation

  • Durée conseillée: au choix, soit version courte de 3h, soit 1 journée de 7 heures
  • Date et lieu:  à convenir
  • Tarif: à convenir
  • Nombre de participants: jusqu’à 10 personnes
  • Pré-requis: aucun
  • Public concerné: Cadres opérationnels du secteur privé et public, chefs de projet.
  • Méthodes pédagogiques: Exposés. Exercices individuels et de groupe. Études de cas issus des participants. Mises en situation. Quizz.

Programme

  1. Le rôle de la réunion dans le processus de management d’une équipe.
    1. Buts et objectifs d’une réunion.
    2. Les obstacles aux réunions.
  2. Les différents types de réunions.
    1. Nécessités d’une réunion.
    2. Les facteurs essentiels de réussite.
    3. Les différents types de réunion et leurs caractéristiques (ascendante, descendante, résolution, créativité, débriefing, discussion).
  3.  Comment bien préparer sa réunion.
    1. Déterminer son objectif et ses attentes.
    2. Organisation pratique.
    3. Choix des participants.
    4. Ordre du jour.
    5. Informations à communiquer. Comment les présenter.
    6. Techniques de résolution de problème (POQQQC, Brainstorming, Ishikawa…).
  4. Le plan d’action.
    1. Qu’est-ce qu’un plan d’action.
    2. Son intérêt.
    3. Comment le construire.
    4. Des objectifs SMART.
  5. Comment  animer une réunion.
    1. La communication appliquée à la conduite de réunion.
    2. Les différentes séquences : accueil, introduction et cadrage, déroulement, synthèse et conclusion. Les points clés.
    3. Les rôles de chaque participant selon les différents types de réunion. Le rôle de l’animateur. Les différents types d’animation.
    4. Comment maîtriser sa réunion. Utiliser les techniques de questionnement et de reformulation.
    5. La gestion du temps et de la prise de parole.
    6. Savoir relancer les échanges et recentrer sur le sujet.
    7. Comment motiver les participants.
    8. Gestion des conflits.
  6. Comment  conclure sa réunion et qu’elle soit suivie de résultats
    1. Définir un plan d’action et son suivi.
    2. Rôle des indicateurs et tableau de bord.
    3. Le compte-rendu : qui, quand, quoi, pourquoi.
    4. Comment faire prendre des engagements et les faire tenir.

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