Être efficace en réunion

Comme tous les professionnels, les managers ne peuvent pas toujours échapper à la réunionite et perdent ainsi des heures précieuses de travail, pour eux-mêmes ou pour leur équipe. Voici quelques conseils pour organiser des réunions efficaces.

Réunions explosives où la tension artérielle atteint des sommets, réunions assommantes où la paralysie du cerveau guette, réunions maniaques où le plus petit détail devient essentiel, réunions sans intérêt où l’aiguille de la montre refuse de bouger… Et vous, quel est votre quotidien? Un peu de chaque sans doute, comme dans la plupart des organisations.

Parfois le seul résultat tangible d’une réunion est la programmation d’une nouvelle… réunion et vous courez d’une réunion à l’autre parce que, évidemment, elles se prolongent chaque fois plus tard que prévu. Si on multiplie les heures de réunions par le nombre de participants, l’addition est vite douloureuse, en coûts directs et indirects (par exemple, d’autres tâches non remplies).

Une réunion indispensable?

La première question à se poser est de savoir si une réunion est indispensable ou s’il existe d’autres moyens d’arriver au résultat attendu: une conversation téléphonique, un mail…

La deuxième question est de savoir si toutes les personnes invitées sont nécessaires. Ont-elles chacune leur plus-value ou est-ce pour ‘faire plaisir’?

Si vous n’êtes pas indispensable et que vous pouvez vous reposer sur le travail des participants, arrangez-vous pour avoir le feed-back de cette réunion. Cela vous demandera 5 minutes pour assurer le suivi et montrer que vous êtes vigilant.

La réunion est inévitable, que faire?

Premièrement, il s’agit de fixer des limites claires : de temps (« on termine à 10h »), d’ordre du jour (« on ne parle pas de tout et de rien »), de timing (« ce sujet est prioritaire et nécessite plus de temps »).

Deuxièmement, l’animateur fait-il correctement son travail? Revenez sur l’ordre du jour et postposez les conversations ou thèmes non prioritaires. « Je vous rappelle que cette réunion a pour objectif de revoir notre stratégie commerciale, par la politique de rémunération qui pourra, si nécessaire, faire l’objet d’une réunion spécifique avec les personnes compétentes »!

Les réunions les plus courtes sont aussi souvent les plus productives. Alors, avez-vous déjà essayé les réunions debout? Tout le monde a sensiblement plus envie d’arriver au terme et a tendance à accélérer la dynamique. C’est la même chose avec les réunions avant le lunch ou tard le soir, quand il est l’heure de rentrer chez soi. Néanmoins, malgré l’avantage de terminer plus vite, le risque est une perte de concentration et d’efficacité des participants, fatigués, affamés ou préoccupés par la garde de leurs enfants.

Trucs et astuces

1. Préparation: pour gagner du temps et de l’efficacité, il convient de relire le compte-rendu de la réunion précédente et assurer (si ce n’est trop tard) le suivi des tâches décidées la dernière fois. Prenez des notes et préparer votre apport au nouvel ordre du jour. Bien sûr, vous aurez préparé la réunion… avant celle-ci!
2. Ponctualité: si la ponctualité est la politesse des rois, elle l’est aussi du professionnel. Si une majorité des participants est systématiquement en retard, on est en droit de se poser des questions sur le mode de fonctionnement de l’organisation.
3. Ecoute: la réunion a pour vocation l’échange d’idées et la construction de ses objectifs. Pour cela, il faut pouvoir s’entendre… et se comprendre. Faire un résumé de ce qui a été dit peut être d’une grande aide.
4. Participation: participant n’est pas synonyme de figurant. Exprimer vos idées mais aussi vos incompréhensions. Ne laissez pas traîner des zones d’ombres, ce serait dommageable à terme.
5. Respect: évitez de se couper la parole, de faire des apartés… Et aidez l’animateur à faire respecter les règles.
6. Décision: veillez à ce que des décisions soient prises, ou au minimum, revoyez le planning. Trop souvent, il y a confusion entre une discussion et une décision. Concluez par « donc, nous pouvons clôturer la discussion. La décision prise aujourd’hui est… ».
7. Après la réunion: informez votre équipe et veillez à ce que les actions décidées soient réalisées dans le temps imparti.

La réunionite, un symptôme?

Souvent, la réunionite est le symptôme d’un fonctionnement « sous-optimal ». Pertes de temps, responsables déresponsabilisés ou non identifiés, faiblesses d’organisation et de management… ou simple besoin de reconnaissance, de standing (« si j’en suis, c’est que je suis au top »).

Améliorer les réunions, c’est donc aussi améliorer le fonctionnement, l’organisation, le management dans un sens général.